نظام إيزي دوكس للارشفة الإلكترونية Easy Docs
الأرشفة هي عملية تخزين لصورة من وثيقة لها أهمية اجتماعية أو اقتصادية أو إدارية أو تاريخية أو مالية أو قانونية في مكان مخصص لها و يرجى العودة إليها عند الحاجة.
اهداف نظام الأرشفة الالكترونية و إدارة الوثائق و المحفوظات
- تخليص المؤسسة من العبء الورقي و تحقيق مبدأ الحكومية الالكترونية.
- ضمان السرية والأمان للمعلومات و حفظها من العبث و التلف.
- تسهيل الإجراءات واستغلال التقنية بشكل صحيح.
- مواكبة العصر وتحقيق سياسة المؤسسة التطويرية.
- توحيد المعايير وخلق بيئة عمل موحدة لجميع الإدارات.
- تقليص المصاريف وتوفير الكثير من المال و الجهد و الوقت المبذول في عملية الأرشفة اليدوية.
- رفع إنتاجية الموظف واستغلال وقته فيما يعود على المؤسسة بالنفع.
مميزات أخرى للأرشفة الإلكترونية
- التقنية المتقدمة في إدارة نظم الملفات
- إبقاء كل الملفات في أرشيف مركزي
- تقليل الوقت المفقود في البحث عن الملفات
- توفير مساحات أقل للتخزين
- تأمين سري وحماية للملفات مع المحافظة على أصولها بعد التعديل
- إمكانية التعامل مع أنظمة مايكروسوفت مثل ( .....Word, Excel )
- خاصية التكامل والربط مع نظام الترميز الرقمي (Bar Code)
- خاصية التكامل والربط مع القارئ الآلي OCR
- خاصية التكامل والربط مع أنظمة الاتصالات الإدارية والصادر والوارد
- خاصية النشر عل الأقراص الضوئية
- إمكانية زيادة عدد المستخدمين في أي وقـت
- القدرة على التعامل مع النظام باللغتين العربية والإنجليزية
- القدرة على الربط والتكـامل مع البريد الإليكتروني
- القدرة على الربط والتكامل مع أنظمة خاصة بالمؤسسة
- توفر خاصية تكامل النظام مع التطبيقات الأخرى ابتداءً من برامج أوفيس وانتهاءً بالتطبيقات الكبيرة مثل حلول ERP.
- إمكانية التعامل مع الأعداد الكبيرة من الملفات الورقية بدون تأثر كفاءة النظام بالبحث وغيره مع إمكانية نقلها من الأنظمة القديمة إليه
- توفير خاصية سير المعلومات workflow والتي تتضمن نقل ومتابعة الوثائق من مستخدم لآخر مراعية القوانين المتعلقة بها
- إمكانية تعامله مع قواعد بيانات مايكروسوفت أو أوراكل
